Fatturare in Svizzera nel 2026: dal preventivo al pagamento

Una fattura non è soltanto un documento contabile: è ciò che Le fa ottenere il pagamento. Perché lo faccia, tre cose devono essere giuste — il suo contenuto (le menzioni che la rendono valida, l'IVA), il suo pagamento (una QR-fattura che la banca del cliente legge senza errori) e il seguito (la scadenza, il sollecito, l'incasso). Questa guida le riprende nell'ordine, con gli articoli di legge e le norme su cui si fondano, poi ciò che un software di fatturazione deve fare al posto Suo.

Cosa deve contenere una fattura svizzera

Perché un cliente assoggettato all'IVA possa dedurre l'imposta che Le paga, la fattura contiene di regola (art. 26 cpv. 2 LIVA):

Tre precisazioni che evitano errori frequenti:

• Società iscritta nel registro di commercio: la sua ditta deve figurare esatta e completa sulle sue fatture (art. 954a CO).
• Scontrino di cassa fino a 400 franchi: può mancare soltanto il nome del cliente (art. 26 cpv. 3 LIVA). Le altre menzioni restano dovute.
• Non è assoggettato all'IVA: non deve farla figurare sulle Sue fatture — né « IVA 0 % », né « IVA inclusa ». Un'IVA fatturata per errore è dovuta all'AFC (art. 27 LIVA).

E il numero di fattura? A differenza dell'Unione europea, la Svizzera non impone una numerazione continua. Ma ogni registrazione deve poter essere collegata al proprio giustificativo (art. 957a CO): un numero unico per fattura resta il modo più semplice per garantirlo.

L'IVA sulle Sue fatture

Diventa assoggettato non appena la Sua cifra d'affari annua raggiunge 100'000 franchi (art. 10 LIVA). La soglia sale a 250'000 franchi soltanto per le associazioni sportive o culturali senza scopo lucrativo gestite da volontari e per le organizzazioni di utilità pubblica — il dettaglio è nella nostra guida alla contabilità di un'associazione.

Le aliquote in vigore nel 2026 sono dell'8.1 % (normale), 2.6 % (ridotta: derrate alimentari, libri, medicamenti…) e 3.8 % (alloggio) (art. 25 LIVA). Una votazione del 29 novembre 2026 riguarda il loro aumento per finanziare la 13a mensilità AVS; secondo l'UFAS, non entrerebbe in vigore prima del 2028.

Due casi particolari:

• Metodo delle aliquote saldo: la fattura indica l'aliquota legale (8.1 %, 2.6 % o 3.8 %), mai la Sua aliquota saldo.
• Fattura in euro: l'IVA si converte in franchi per il Suo rendiconto, al corso pubblicato dall'AFC (art. 45 OIVA). La legge non impone di indicarla in franchi sulla fattura.

Per capire il rendiconto stesso, l'Accademia ha un capitolo: l'IVA svizzera senza paura.

La QR-fattura

Dal 30 settembre 2022 le polizze di versamento non esistono più: la QR-fattura è l'unica polizza di pagamento svizzera. Non è una legge, ma una norma della piazza finanziaria (SIX) che tutte le banche applicano — una QR-fattura mal formata viene rifiutata al momento del pagamento, presso il Suo cliente.

Due famiglie di riferimenti, da non confondere:

Il riferimento è ciò che permette di riconciliare automaticamente il pagamento con la fattura. Senza, bisogna ritrovare ogni versamento a mano.

Gli indirizzi devono essere strutturati. Dal 22 novembre 2025 la norma ammette soltanto gli indirizzi in campi separati — via, numero, NPA, località, Paese — per Lei come per il Suo cliente. Le banche hanno tollerato il vecchio formato combinato durante una transizione che termina al più tardi il 13 novembre 2026: un software che produce ancora indirizzi combinati La espone a pagamenti rifiutati. Le lunghezze sono limitate (nome e via: 70 caratteri, NPA: 16, località: 35).

E TWINT? TWINT annuncia una « Fattura TWINT » a partire da novembre 2026: l'emittente si iscrive presso TWINT, fattura in franchi con un riferimento, e i suoi clienti pagano scansionando il codice. È un'opzione da richiedere, non una proprietà di ogni QR-fattura.

Ed eBill? eBill deposita la fattura direttamente nell'e-banking del cliente, che deve soltanto convalidarla. Per inviarla, un'azienda passa da un partner certificato. Nessuno è tenuto a utilizzarlo, salvo — per la fattura elettronica in generale — i fornitori dell'amministrazione federale oltre i 5'000 franchi.

Dal preventivo alla fattura

Un preventivo non è soltanto una stima: un'offerta corredata di un termine vincola il suo autore fino alla scadenza del termine (art. 3 CO). Se vuole mantenere la mano libera, scriva « senza impegno » (art. 7 CO).

Per un'opera (lavori, fabbricazione), due regimi molto diversi (contratto d'appalto):

• Prezzo forfettario: Lei lo mantiene, anche se il lavoro è costato di più — e il cliente lo paga, anche se è costato meno (art. 373 CO).
• Preventivo approssimativo: se viene superato in misura eccessiva senza che il cliente ne sia responsabile, quest'ultimo può recedere dal contratto (art. 375 CO). La soglia di circa il 10 % spesso citata viene dalla dottrina, non dalla legge.

Il preventivo è anche il posto giusto per convenire il termine di pagamento — vedremo perché.

Scadenza, solleciti e interessi di mora

Senza termine convenuto, una fattura è esigibile immediatamente (art. 75 CO). Il « pagabile a 30 giorni » stampato sulla sola fattura non è necessariamente un termine convenuto: perché valga, lo inserisca nel preventivo o nelle Sue condizioni generali.

In pratica, tre solleciti scaglionati — un sollecito cortese, un secondo sollecito, poi una diffida con un ultimo termine — risolvono la grande maggioranza dei ritardi prima di qualsiasi esecuzione.

Conservare le fatture

Le fatture emesse e ricevute si conservano per 10 anni dalla fine dell'esercizio (art. 958f CO), su carta o in forma elettronica, a condizione che la loro integrità sia garantita (ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio, OLC). Per l'IVA, i documenti relativi agli immobili si conservano 20 anni.

Cosa deve fare per Lei un software di fatturazione

Una check-list, qualunque sia lo strumento:

1. Una QR-fattura conforme senza pensarci: indirizzi strutturati, riferimento a ogni fattura, conto giusto.
2. L'IVA giusta riga per riga, anche se Lei applica le aliquote saldo o non è assoggettato.
3. La lingua del cliente, sulla fattura, sulla polizza e nell'e-mail.
4. Il preventivo che diventa fattura senza reinserimento.
5. Solleciti preparati al momento giusto — che Lei conserva il diritto di rileggere prima dell'invio.
6. Il pagamento ritrovato da solo: l'estratto conto bancario riconciliato con le fatture aperte grazie al riferimento.
7. La contabilità aggiornata nello stesso tempo: la fattura e il suo pagamento registrati, senza esportazione.

Dove si colloca BeMyTalent

BeMyTalent è un software svizzero (Ekylibr SA, Neuchâtel) in cui fatturazione e contabilità sono una cosa sola. A oggi:

• Preventivi: righe opzionali, prezzi « da » o « su richiesta », modelli riutilizzabili. Il preventivo online si legge tramite un link: il Suo cliente spunta le sue opzioni, accetta (nome e conferma, con data e ora registrate), rifiuta o chiede una modifica — e Lei viene avvisato per sollecitare in tempo.
• Fattura: il preventivo accettato diventa la fattura, opzioni comprese. QR-fattura con QR-IBAN e riferimento QR, oppure IBAN e riferimento del creditore; indirizzi strutturati; IVA per riga, metodo effettivo o aliquote saldo; numerazione regolabile; fattura, polizza ed e-mail nella lingua del cliente (francese, tedesco, italiano, inglese). Le bozze si salvano da sole.
• Solleciti: tre livelli (sollecito, secondo sollecito, diffida), preparati automaticamente e inviati dopo la Sua approvazione.
• Incasso: Lei importa l'estratto conto camt.053 della Sua banca, i pagamenti vengono riconciliati con le loro fatture, Lei convalida; le registrazioni della fattura e del pagamento sono passate senza reinserimento. Anche le ore di un mandato si fatturano in pochi gesti.
• La Sua fiduciaria segue il tutto nello stesso dossier, senza esportazioni.

Ciò che BeMyTalent non fa ancora, perché scelga con cognizione di causa: le fatture sono soltanto in franchi svizzeri; non ci sono né eBill, né Fattura TWINT, né fatture ricorrenti; una fattura non pagata si annulla con uno storno anziché con una nota di credito.

Tutto è compreso nell'abbonamento, da 29.–/mese (vedere i prezzi). E se desidera capire la fatturazione prima di scegliere uno strumento, l'Accademia ha un capitolo gratuito: fatturare in Svizzera, dal preventivo alla QR-fattura.

Provi BeMyTalent gratuitamente — senza carta di credito. Lei fattura, BeMyTalent prepara il seguito, Lei convalida. → Iniziare la prova

FAQ

Quali menzioni devono figurare su una fattura in Svizzera?

Il Suo nome, località e numero IVA; il nome e la località del cliente; la data o il periodo della prestazione; la sua natura e la sua estensione; l'importo; l'aliquota e l'importo dell'IVA (art. 26 LIVA). Una società iscritta nel registro di commercio indica la propria ditta esatta (art. 954a CO).

La QR-fattura è obbligatoria?

Non è una legge, ma è l'unica polizza di pagamento svizzera dal 30 settembre 2022: le vecchie polizze di versamento non vengono più trattate. Da novembre 2025, i suoi indirizzi devono essere strutturati.

Quando posso fatturare interessi di mora?

Non appena il cliente è in mora: dopo il Suo sollecito, o alla scadenza di una data convenuta. Il tasso legale è del 5 % l'anno (art. 104 CO). Non decorre dalla data della fattura.

Posso fatturare spese di sollecito?

Soltanto se le ha convenute in anticipo, nel contratto o nelle Sue condizioni generali. La legge non prevede alcun importo.

Un indipendente non assoggettato può indicare l'IVA?

No. Un'impresa non assoggettata non deve far figurare l'IVA sulle sue fatture; se lo fa, deve l'imposta fatturata all'AFC (art. 27 LIVA).

Per quanto tempo si devono conservare le fatture?

Dieci anni dalla fine dell'esercizio (art. 958f CO), su carta o in formato elettronico la cui integrità sia garantita.