Rechnung stellen in der Schweiz 2026: von der Offerte bis zur Zahlung

Eine Rechnung ist nicht nur ein Buchhaltungsdokument: Sie sorgt dafür, dass Sie bezahlt werden. Damit sie das tut, müssen drei Dinge stimmen — ihr Inhalt (die Angaben, die sie gültig machen, die MWST), ihre Zahlung (eine QR-Rechnung, welche die Bank Ihres Kunden fehlerfrei liest) und das Danach (die Fälligkeit, die Mahnung, der Zahlungseingang). Dieser Ratgeber geht sie der Reihe nach durch, mit den Gesetzesartikeln und Normen, die dahinterstehen, und zeigt dann, was eine Fakturierungssoftware an Ihrer Stelle leisten muss.

Was eine Schweizer Rechnung enthalten muss

Damit ein mehrwertsteuerpflichtiger Kunde die Steuer abziehen kann, die er Ihnen bezahlt, enthält die Rechnung in der Regel (Art. 26 Abs. 2 MWSTG):

Drei Präzisierungen, die häufige Fehler vermeiden:

• Im Handelsregister eingetragene Gesellschaft: Ihre Firma muss auf den Rechnungen genau und vollständig stehen (Art. 954a OR).
• Kassenzettel bis 400 Franken: Nur der Name des Kunden darf fehlen (Art. 26 Abs. 3 MWSTG). Die übrigen Angaben bleiben Pflicht.
• Sie sind nicht mehrwertsteuerpflichtig: Sie dürfen die MWST nicht auf Ihren Rechnungen ausweisen — weder «MWST 0 %» noch «inkl. MWST». Eine irrtümlich in Rechnung gestellte MWST schulden Sie der ESTV (Art. 27 MWSTG).

Und die Rechnungsnummer? Anders als die Europäische Union schreibt die Schweiz keine fortlaufende Nummerierung vor. Aber jede Buchung muss sich ihrem Beleg zuordnen lassen (Art. 957a OR): Eine eindeutige Nummer pro Rechnung bleibt der einfachste Weg, das sicherzustellen.

Die MWST auf Ihren Rechnungen

Sie werden steuerpflichtig, sobald Ihr Jahresumsatz 100'000 Franken erreicht (Art. 10 MWSTG). Die Schwelle steigt nur für nicht gewinnstrebige, ehrenamtlich geführte Sport- oder Kulturvereine und für gemeinnützige Organisationen auf 250'000 Franken — die Details stehen in unserem Ratgeber zur Buchhaltung eines Vereins.

Die 2026 geltenden Sätze betragen 8.1 % (Normalsatz), 2.6 % (reduziert: Nahrungsmittel, Bücher, Medikamente …) und 3.8 % (Beherbergung) (Art. 25 MWSTG). Über ihre Erhöhung zur Finanzierung der 13. AHV-Rente wird am 29. November 2026 abgestimmt; laut BSV würde sie nicht vor 2028 in Kraft treten.

Zwei Sonderfälle:

• Saldosteuersatzmethode: Auf der Rechnung steht der gesetzliche Satz (8.1 %, 2.6 % oder 3.8 %), nie Ihr Saldosteuersatz.
• Rechnung in Euro: Die MWST wird für Ihre Abrechnung in Franken umgerechnet, zum von der ESTV veröffentlichten Kurs (Art. 45 MWSTV). Das Gesetz verlangt nicht, sie auf der Rechnung in Franken auszuweisen.

Um die Abrechnung selbst zu verstehen, hat die Akademie ein Kapitel: die Schweizer MWST ohne Angst.

Die QR-Rechnung

Seit dem 30. September 2022 sind die Einzahlungsscheine verschwunden: Die QR-Rechnung ist der einzige Schweizer Zahlungsschein. Das ist kein Gesetz, sondern eine Norm des Finanzplatzes (SIX), die alle Banken anwenden — eine fehlerhaft aufgebaute QR-Rechnung wird im Moment der Zahlung abgelehnt, bei Ihrem Kunden.

Zwei Familien von Referenzen, die man nicht vermischen darf:

Die Referenz ist es, die den automatischen Abgleich der Zahlung mit der Rechnung ermöglicht. Ohne sie muss jede Einzahlung von Hand gesucht werden.

Die Adressen müssen strukturiert sein. Seit dem 22. November 2025 lässt die Norm nur noch Adressen in getrennten Feldern zu — Strasse, Nummer, PLZ, Ort, Land —, für Sie wie für Ihren Kunden. Die Banken haben das alte kombinierte Format während einer Übergangszeit toleriert, die spätestens am 13. November 2026 endet: Eine Software, die noch kombinierte Adressen erzeugt, setzt Sie abgelehnten Zahlungen aus. Die Längen sind begrenzt (Name und Strasse: 70 Zeichen, PLZ: 16, Ort: 35).

Und TWINT? TWINT kündigt eine «TWINT Rechnung» ab November 2026 an: Der Rechnungssteller registriert sich bei TWINT, stellt in Franken mit einer Referenz aus, und seine Kunden bezahlen durch Scannen des Codes. Das ist eine Option, die man beantragen muss, keine Eigenschaft jeder QR-Rechnung.

Und eBill? eBill legt die Rechnung direkt im E-Banking des Kunden ab, der sie nur noch freigeben muss. Um sie zu versenden, geht ein Unternehmen über einen zertifizierten Partner. Für niemanden ist das obligatorisch — ausser, bei der elektronischen Rechnung allgemein, für die Lieferanten der Bundesverwaltung bei Beträgen über 5'000 Franken.

Von der Offerte zur Rechnung

Eine Offerte ist nicht nur eine Schätzung: Eine Offerte mit Frist bindet den Anbieter bis zum Ablauf der Frist (Art. 3 OR). Wenn Sie freie Hand behalten wollen, schreiben Sie «unverbindlich» (Art. 7 OR).

Bei einem Werk (Bauarbeiten, Herstellung) gelten zwei sehr verschiedene Regelungen (Werkvertrag):

• Festpreis: Er gilt für Sie, auch wenn die Arbeit mehr gekostet hat — und der Kunde bezahlt ihn, auch wenn sie weniger gekostet hat (Art. 373 OR).
• Ungefährer Preisansatz (Kostenvoranschlag): Wird er in unverhältnismässigem Mass überschritten, ohne dass der Kunde dafür verantwortlich ist, kann dieser vom Vertrag zurücktreten (Art. 375 OR). Die oft genannte Schwelle von etwa 10 % stammt aus der Lehre, nicht aus dem Gesetz.

Die Offerte ist auch der richtige Ort, um die Zahlungsfrist zu vereinbaren — warum, sehen wir gleich.

Fälligkeit, Mahnungen und Verzugszinsen

Ohne vereinbarten Termin ist eine Rechnung sofort fällig (Art. 75 OR). Das «zahlbar innert 30 Tagen», das nur auf der Rechnung steht, ist nicht unbedingt ein vereinbarter Termin: Damit es gilt, schreiben Sie es in die Offerte oder in Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen.

In der Praxis erledigen drei zeitlich gestaffelte Mahnungen — eine freundliche Zahlungserinnerung, eine zweite Mahnung, dann eine letzte Mahnung mit einer letzten Frist — die grosse Mehrheit der Zahlungsverzögerungen, bevor es zu einer Betreibung kommt.

Rechnungen aufbewahren

Ausgestellte und erhaltene Rechnungen werden 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt (Art. 958f OR), auf Papier oder in elektronischer Form, sofern ihre Integrität gewährleistet ist (Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher, GeBüV). Für die MWST werden die Belege zu Immobilien 20 Jahre aufbewahrt.

Was eine Fakturierungssoftware für Sie leisten muss

Eine Checkliste, unabhängig vom Tool:

1. Eine konforme QR-Rechnung, ohne dass Sie daran denken müssen: strukturierte Adressen, eine Referenz bei jeder Rechnung, das richtige Konto.
2. Die richtige MWST pro Zeile, auch wenn Sie nach Saldosteuersatz abrechnen oder nicht steuerpflichtig sind.
3. Die Sprache des Kunden auf der Rechnung, dem Zahlteil und in der E-Mail.
4. Die Offerte, die zur Rechnung wird, ohne Neuerfassung.
5. Zum richtigen Zeitpunkt vorbereitete Mahnungen — die Sie vor dem Versand noch lesen dürfen.
6. Die Zahlung, die sich von allein wiederfindet: der Bankauszug wird dank der Referenz mit den offenen Rechnungen abgeglichen.
7. Die Buchhaltung gleichzeitig aktuell: die Rechnung und ihre Zahlung als Buchungen verbucht, ohne Export.

Wo BeMyTalent steht

BeMyTalent ist eine Schweizer Software (Ekylibr SA, Neuenburg), bei der Fakturierung und Buchhaltung eins sind. Stand heute:

• Offerten: optionale Positionen, Preise «ab» oder «auf Anfrage», wiederverwendbare Vorlagen. Die Online-Offerte wird über einen Link gelesen: Ihr Kunde wählt seine Optionen, nimmt an (Name und Bestätigung, mit Zeitstempel), lehnt ab oder verlangt eine Änderung — und Sie werden benachrichtigt, um rechtzeitig nachzufassen.
• Rechnung: Die angenommene Offerte wird zur Rechnung, Optionen inbegriffen. QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz oder mit IBAN und Gläubigerreferenz; strukturierte Adressen; MWST pro Zeile, effektive Methode oder Saldosteuersatz; einstellbare Nummerierung; Rechnung, Zahlteil und E-Mail in der Sprache des Kunden (Französisch, Deutsch, Italienisch, Englisch). Entwürfe werden von allein gespeichert.
• Mahnungen: drei Stufen (Zahlungserinnerung, Mahnung, letzte Mahnung), automatisch vorbereitet und nach Ihrer Freigabe versendet.
• Zahlungseingang: Sie importieren den camt.053-Auszug Ihrer Bank, die Zahlungen werden mit ihren Rechnungen abgeglichen, Sie validieren; die Buchungen von Rechnung und Zahlung werden ohne Neuerfassung verbucht. Auch die Stunden eines Mandats lassen sich mit wenigen Klicks fakturieren.
• Ihre Treuhänderin oder Ihr Treuhänder verfolgt alles im selben Dossier, ohne Export.

Was BeMyTalent noch nicht kann, damit Sie in Kenntnis der Sachlage wählen: Die Rechnungen lauten ausschliesslich auf Schweizer Franken; es gibt weder eBill noch TWINT Rechnung noch wiederkehrende Rechnungen; eine unbezahlte Rechnung wird durch eine Storno-Buchung annulliert statt durch eine Gutschrift.

Alles ist im Abo ab 29.–/Monat inbegriffen (Preise ansehen). Und wenn Sie die Fakturierung verstehen wollen, bevor Sie ein Tool wählen, hat die Akademie ein kostenloses Kapitel: Rechnung stellen in der Schweiz, von der Offerte bis zur QR-Rechnung.

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FAQ

Welche Angaben müssen auf einer Rechnung in der Schweiz stehen?

Ihr Name, Ort und Ihre MWST-Nummer; Name und Ort des Kunden; Datum oder Zeitraum der Leistung; ihre Art und ihr Umfang; der Betrag; Steuersatz und Steuerbetrag (Art. 26 MWSTG). Eine im Handelsregister eingetragene Gesellschaft gibt ihre genaue Firma an (Art. 954a OR).

Ist die QR-Rechnung obligatorisch?

Es ist kein Gesetz, aber seit dem 30. September 2022 der einzige Schweizer Zahlungsschein: Die alten Einzahlungsscheine werden nicht mehr verarbeitet. Seit November 2025 müssen ihre Adressen strukturiert sein.

Ab wann kann ich Verzugszinsen verrechnen?

Sobald der Kunde im Verzug ist: nach Ihrer Mahnung oder bei Ablauf eines vereinbarten Verfalltags. Der gesetzliche Satz beträgt 5 % pro Jahr (Art. 104 OR). Er läuft nicht ab dem Rechnungsdatum.

Kann ich Mahngebühren verrechnen?

Nur, wenn Sie sie im Voraus vereinbart haben, im Vertrag oder in Ihren allgemeinen Geschäftsbedingungen. Das Gesetz sieht keinen Betrag vor.

Darf ein nicht steuerpflichtiger Selbstständiger die MWST erwähnen?

Nein. Ein nicht steuerpflichtiges Unternehmen darf die MWST nicht auf seinen Rechnungen ausweisen; tut es das trotzdem, schuldet es die in Rechnung gestellte Steuer der ESTV (Art. 27 MWSTG).

Wie lange muss man Rechnungen aufbewahren?

Zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f OR), auf Papier oder in einem elektronischen Format, dessen Integrität gewährleistet ist.