Buchhaltung eines Vereins in der Schweiz: was zu führen ist, und wie

Sportverein, Chor, Berufsverband, NGO: Ein Schweizer Verein führt seine Buchhaltung nach flexibleren Regeln als eine Gesellschaft — aber nicht ohne Regeln. Dieser Ratgeber gibt einen Überblick: was das Gesetz je nach Ihrer Situation verlangt, wer die Rechnung prüft, was sich gegenüber einem Unternehmen ändert (Mitgliederbeiträge, Spenden, Subventionen, zweckgebundene Fonds) und wie es mit der MWST steht.

Was das Gesetz verlangt: zwei Stufen

Der Vorstand führt die Geschäftsbücher des Vereins, und die Vorschriften des Obligationenrechts über die kaufmännische Buchführung gelten sinngemäss (Art. 69a ZGB). Konkret hängt alles von einer Frage ab: Ist der Verein verpflichtet, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen?

Die Eintragung ist namentlich obligatorisch, wenn der Verein für seinen Zweck ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreibt oder wenn er revisionspflichtig ist (Art. 61 Abs. 2 ZGB). Seit 2023 gilt sie auch, wenn er hauptsächlich Gelder für karitative, religiöse, kulturelle, erzieherische oder soziale Zwecke im Ausland sammelt oder verteilt — ausser bei kleinen Organisationen, welche die Voraussetzungen für eine Befreiung erfüllen (Art. 61 Abs. 2 Ziff. 3 und Abs. 2ter ZGB). Ein eingetragener Verein führt zudem ein Mitgliederverzeichnis (Art. 61a ZGB).

In beiden Fällen werden Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre aufbewahrt (Art. 958f OR).

Wer prüft die Rechnung?

• Ordentliche Revision durch eine Revisionsstelle, wenn in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren zwei der drei folgenden Schwellenwerte überschritten werden: Bilanzsumme von 10 Millionen Franken, Umsatzerlös von 20 Millionen Franken, 50 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt (Art. 69b Abs. 1 ZGB). Diese Schwellenwerte liegen tiefer als jene einer Aktiengesellschaft, und ein revisionspflichtiger Verein muss sich ins Handelsregister eintragen lassen.
• Eingeschränkte Revision, wenn ein persönlich haftendes oder nachschusspflichtiges Vereinsmitglied dies verlangt (Art. 69b Abs. 2 ZGB).
• Andernfalls regeln die Statuten und die Vereinsversammlung die Prüfung frei (Art. 69b Abs. 4 ZGB). In der Praxis wählt die Generalversammlung Rechnungsrevisorinnen und -revisoren (oft zwei Mitglieder), die ihren Bericht vor der Genehmigung der Rechnung vorlegen.

Was sich gegenüber einem Unternehmen ändert

Drei Einnahmen, drei Behandlungen

Ein Verein lebt von Mitgliederbeiträgen, Spenden und manchmal Subventionen. Die drei werden nicht gleich verbucht, vor allem wenn der Verein mehrwertsteuerpflichtig ist:

• die in den Statuten festgelegten Mitgliederbeiträge;
• die Spenden und Legate, denen keine Leistung gegenübersteht;
• die Subventionen und andere Beiträge der öffentlichen Hand.

Wer sie schon bei der Erfassung trennt, kann der Generalversammlung eine verständliche Rechnung vorlegen — und eine korrekte MWST-Abrechnung einreichen.

Kein Gesellschaftskapital: das Vereinsvermögen

Ein Verein hat weder ein Gesellschaftskapital noch Gesellschafter, die zu entschädigen wären. Sein Eigenkapital ist das Organisationskapital: die über die Geschäftsjahre angesammelten Überschüsse. Das Jahresergebnis kommt hinzu (oder wird abgezogen); Dividenden gibt es keine.

Die zweckgebundenen Fonds

Eine Spende für einen bestimmten Zweck — «für die neuen Trikots», «für das Sommerlager» — steht dem Verein nicht frei zur Verfügung: Sie muss diesem Zweck dienen. Man führt sie in einem zweckgebundenen Fonds, der auf der Passivseite ausgewiesen wird. In den Jahren, in denen die Spende noch nicht ausgegeben ist, wird sie dem Fonds zugewiesen; fällt die Ausgabe an, wird der Fonds verwendet. So bleibt die Erfolgsrechnung ehrlich: Eine grosse Spende im Dezember täuscht kein aussergewöhnliches Geschäftsjahr vor.

Swiss GAAP FER 21: für Organisationen, die Spenden sammeln

Swiss GAAP FER 21 richtet sich an gemeinnützige, nicht gewinnorientierte Organisationen. Das Gesetz schreibt sie einem Verein nicht vor, aber sie ist Voraussetzung für das Zewo-Gütesiegel, und 20 % der Mitglieder können einen Abschluss nach einem anerkannten Standard verlangen (Art. 962 Abs. 2 OR). Sie verlangt mehr als eine gewöhnliche Buchhaltung: eine Bilanz, die das Fondskapital — die von Spenderinnen und Spendern zweckgebundenen Mittel — vom Organisationskapital trennt, eine Geldflussrechnung, eine Rechnung über die Veränderung des Kapitals und einen Leistungsbericht.

Die MWST eines Vereins

Steuerpflicht. Die allgemeine Schwelle liegt bei 100'000 Franken Umsatz aus steuerbaren Leistungen. Sie steigt auf 250'000 Franken für nicht gewinnstrebige, ehrenamtlich geführte Sport- und Kulturvereine sowie für gemeinnützige Institutionen (Art. 10 Abs. 2 Bst. c MWSTG). Es zählt nur der Umsatz aus Leistungen, die nicht von der Steuer ausgenommen sind: Mitgliederbeiträge und Spenden gehören nicht dazu. Eine Organisation ist im Sinne der MWST «gemeinnützig», wenn sie aus diesem Grund von der direkten Bundessteuer befreit ist (Art. 3 Bst. j MWSTG).

Ist der Verein steuerpflichtig:

Für die Kürzung aufgrund von Subventionen lässt die ESTV zwei Methoden zu: die stillschweigende Versteuerung der Subvention zum Normalsatz (8,1 % von 108,1 %) oder einen Verteilschlüssel — den Anteil der Subventionen an den Gesamteinnahmen, angewendet auf die Vorsteuer (MWST-Info 09, Ziff. 2.3). Die Wahl liegt bei Ihnen; Ihre Treuhänderin oder Ihr Treuhänder kann Ihnen dabei helfen.

Direkte Steuern

Ein Verein ist eine juristische Person und wird auf seinem Gewinn und seinem Kapital besteuert. Aber:

• die Mitgliederbeiträge gehören nicht zum steuerbaren Gewinn (Art. 66 Abs. 1 DBG);
• bei der direkten Bundessteuer wird ein Gewinn unter 5'000 Franken nicht besteuert (Art. 71 Abs. 2 DBG), und ein Gewinn bis 20'000 Franken, der ausschliesslich und unwiderruflich ideellen Zwecken gewidmet ist, ebenfalls nicht (Art. 66a DBG); darüber wird der ganze Gewinn besteuert, zum Satz von 4,25 % (Art. 71 Abs. 1 DBG). Die Kantone legen ihre eigenen Grenzen fest;
• ein Verein mit gemeinnützigem Zweck kann die Steuerbefreiung beantragen (Art. 56 Bst. g DBG); seine Spenderinnen und Spender können ihre Spenden dann bis zu 20 % ihres Einkommens oder Gewinns abziehen (Art. 33a und 59 DBG).

So passt sich BeMyTalent an

Bei der Aktivierung der Buchhaltung wählen Sie die Rechtsform Verein. Der Kontenplan passt sich sofort an:

• 3500 Cotisations des membres (Mitgliederbeiträge, von der MWST ausgenommen), 3510 Dons et legs (Spenden und Legate, Ziffer 910), 3520 Subventions et contributions publiques (Subventionen und öffentliche Beiträge, Ziffer 900), 3530 Sponsoring (Normalsatz — auf ausgenommene Leistung umzustellen, wenn Ihr Verein als gemeinnützig anerkannt ist), 3540 Recettes de manifestations (Veranstaltungserträge, Satz pro Zeile gewählt);
• 2700 Fonds affectés (Zweckgebundene Fonds) und 6620 Variation des fonds affectés (Veränderung der zweckgebundenen Fonds);
• Eigenkapital im Namen der Organisation; die gesellschaftsspezifischen Konten (Dividenden, gesetzliche Reserven) werden ausgeblendet.

Der Rest folgt: die Mitgliederbeiträge per QR-Rechnung fakturiert, die Zahlungen mit Ihren Bankauszügen abgeglichen, die MWST-Abrechnung bereit zur Einreichung, mit den Ziffern 900, 910 und 420, falls Sie steuerpflichtig sind, die Löhne, falls der Verein Personal beschäftigt. Sie führen eine doppelte Buchhaltung, vollständiger als das gesetzliche Minimum eines kleinen Vereins: Bilanz und Erfolgsrechnung sind bereit für die Generalversammlung und für Ihre Rechnungsrevisorinnen und -revisoren.

BeMyTalent ersetzt Ihre Treuhänderin oder Ihren Treuhänder nicht: Es nimmt ihnen die Erfassung ab. Sie behalten bei jeder Buchung das letzte Wort.

Die anderen Rechtsformen: Stiftung, GmbH, AG, einfache Gesellschaft. Um ein Tool zu wählen: der Ratgeber zur Schweizer Buchhaltungssoftware.

FAQ

Muss ein kleiner Verein eine Buchhaltung führen?

Ja. Ein Verein, der nicht zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet ist, kann sich auf eine Buchhaltung über Einnahmen und Ausgaben sowie über seine Vermögenslage beschränken (Art. 957 Abs. 2 OR). Die Belege werden zehn Jahre aufbewahrt.

Wer muss die Rechnung eines Vereins prüfen?

Werden zwei der drei Schwellenwerte (10 Millionen Bilanzsumme, 20 Millionen Umsatz, 50 Vollzeitstellen) in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten, ist eine ordentliche Revision vorgeschrieben; eine eingeschränkte Revision kann von einem persönlich haftenden Mitglied verlangt werden. Andernfalls regeln die Statuten und die Vereinsversammlung die Prüfung — meist wählt die Generalversammlung Rechnungsrevisorinnen und -revisoren.

Unterliegen Mitgliederbeiträge der MWST?

Nein, soweit es sich um die in den Statuten festgelegten Beiträge der Aktivmitglieder einer nicht gewinnstrebigen Organisation handelt: Sie sind von der Steuer ausgenommen (Art. 21 Abs. 2 Ziff. 13 MWSTG) und zählen nicht für die Schwelle der Steuerpflicht. Beiträge von Passivmitgliedern werden wie Spenden behandelt.

Wie verbucht man eine Spende, die für ein Projekt bestimmt ist?

Als Spende und, solange sie nicht ausgegeben ist, mit einer Zuweisung an einen zweckgebundenen Fonds auf der Passivseite. Fällt die Ausgabe an, wird der Fonds verwendet. So wird das Jahresergebnis nicht durch eine Spende aufgebläht, über die Sie nicht frei verfügen können.

Bezahlt ein Verein Steuern?

Er wird als juristische Person besteuert, aber die Mitgliederbeiträge gehören nicht zu seinem Gewinn, ein Gewinn bis 20'000 Franken, der seinen ideellen Zwecken gewidmet ist, wird beim Bund nicht besteuert, und ein gemeinnütziger Verein kann steuerbefreit werden. Ihre kantonale Steuerverwaltung gibt Auskunft über die kantonalen Regeln.

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